Digitale burgerlijke stand komt eraan (art. 2 tot 118 DB burgerlijk recht)

De wetgever hervormt de burgerlijke stand. Een hervorming die zowel een modernisering, informatisering als vereenvoudiging inhoudt. Een van de belangrijkste nieuwigheden is de creatie van een centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand, kortweg DABS. Vanaf 1 januari 2019 worden alle akten van de burgerlijke stand elektronisch opgemaakt en neergelegd in die databank. We overlopen enkele krachtlijnen van de hervorming.

DABS

Op 1 januari 2019 wordt een nieuwe databank operationeel: de centrale Databank van de Akten van de Burgerlijke Stand. De 589 gemeentelijke registers van de burgerlijke stand worden in die ene databank geïntegreerd. De DABS staat in voor de centrale opslag, de bewaring en het beheer van de akten van de burgerlijke stand.

Nieuwe akten worden vanaf 1 januari 2019 enkel nog elektronische opgesteld, ondertekend en bewaard. Voor die akten is de DABS de authentieke bron. Gemeenten moeten de 'oude' akten - van vóór 1 januari 2019 dus -digitaliseren bij een wijziging van de akte of bij een wijziging van een melding erop. Ook bij aflevering van een uittreksel of een afschrift van de akte, moet de akte gedigitaliseerd worden. Gemeenten mogen trouwens al voor 1 januari 2019 oude akten opladen in de DABS.

Uniforme documentaire akten

Alle gemeenten schakelen over naar uniforme documentaire akten. Protocollaire akten verdwijnen. Alleen de ambtenaar van de burgerlijke stand ondertekent nog de akten. Elektronisch. Partijen tekenen niet mee. Ook de bijlagen worden geüniformiseerd. Ze komen enkel in de DABS als de wet ze uitdrukkelijk vermeldt én ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron. De akte mag ook enkel nog vermelden wat de wet voorschrijft. Extra gegevens kunnen niet meer.

Geen archivering op griffies meer

De dubbele archivering van de registers - bij de griffies van de rechtbanken - verdwijnt.

Koppeling tussen Rijksregister en DABS

Het Rijksregister en de DABS worden gekoppeld zodat alle noodzakelijke gegevens automatisch kunnen doorstromen. Als een akte wordt opgemaakt of bijgewerkt over iemand die in het Rijksregister staat, worden de informatietypes van het Rijksregister automatisch aangepast.

Juridische bewijskracht

Akten van de burgerlijke stand gelden als enig bewijs van de staat van de persoon, tenzij een wet anders bepaalt.

Wat de juridische bewijskracht betreft, maakt men een onderscheid tussen de nieuwe elektronische akten van de burgerlijke stand en de oude papieren akten.

Elektronische akten van na de oprichting van de DABS hebben volledige bewijswaarde tot er valsheid in geschrifte kan bewezen worden. De oude papieren akten die in gedematerialiseerde vorm in de DABS zijn opgenomen, gelden slechts tot bewijs van het tegendeel. Bij een tegenstrijdigheid tussen de papieren en elektronische versie geldt de papieren akte tot bewijs van valsheid in geschrifte, althans voor wat de gegevens betreft die dateren van voor de oprichting van de DBAS.

Afschriften en uittreksels

Door de oprichting van de DABS wordt een plaatsonafhankelijke dienstverlening verzekert, los van de gemeente die de akte heeft opgemaakt. Wat zowel voor burgers als overheidsdiensten zorgt voor een grote administratieve vereenvoudiging.

Uittreksels en afschriften worden afgeleverd door de ambtenaar van de burgerlijke stand aan wie de vraag is gesteld, of elektronisch via de DABS.

Om de privacy te beschermen, wordt het aantal mensen dat een uittreksel of een afschrift van minder dan 100 jaar kan krijgen, sterk ingeperkt. Wel is het zo dat alle overheidsdiensten toegang krijgen tot de DABS, zodat ze de akten zelf kunnen raadplegen als ze die nodig hebben in het kader van hun dienst. De burger zal dus geen akten meer moeten voorleggen bij overheden. Ook een beperkt aantal andere personen hebben rechtstreeks toegang tot de DABS. Bijvoorbeeld de betrokkenen zelf voor de akten die op hen betrekking hebben, of hun advocaat, en bepaalde beroepscategorieën in het kader van hun functie (bv. magistraten, notarissen, parketten).

Wijziging akte

Randmeldingen worden afgeschaft. In de digitale databank worden alle gegevens immers in metadata opgenomen en via het aktenummer en Rijksregisternummer van de betrokkene met de juiste akte verbonden. Als een rechterlijke beslissing een wijziging van een akte van de burgerlijke stand tot gevolg heeft en hiervan geen akte van de burgerlijke stand kan opgemaakt worden, zal de bestaande akte gewijzigd worden. Er zal een 'tweede versie' van de akte, de zogenoemde gewijzigde akte, opgemaakt worden. De wijzigingen zullen via een historiek zichtbaar zijn.

Melding van vonnissen en arresten op akten

Er komt een nieuw systeem om vonnissen, arresten en beslisingen van Belgische autoriteiten te vermelden op de akten van de burgerlijke stand. Het geldt enkel voor gerechtelijke of andere beslissingen die geen inhoudelijke beoordeling vereisen van gegevens van individuele beslissingen of akten. De bevoegde autoriteiten sturen die gegevens naar de DABS door. De DABS maakt een melding op en verbindt die aan de akte waarop ze betrekking heeft. Dat systeem kan bv. worden toegepast op echtscheidingen, naamsveranderingen, nietigverklaringen van een huwelijk of terugkeer bij een verklaring van afwezigheid of gerechtelijke verklaring van overlijden. Deze elektronische verbindingen zullen zichtbaar zijn bij de raadpleging van de akte in de DABS.

Voor vonnissen, arresten en beslissingen van Belgische autoriteiten die wél een inhoudelijke beoordeling vereisen van gegevens van individuele akten en beslissingen die de burgerlijke staat wijzigen, maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand een nieuwe akte van de burgerlijke stand op. Bijvoorbeeld een akte van adoptie.

Verbetering van akten

Om de werklast voor de parketten te verlagen, kan de ambtenaar van de burgerlijke stand kleine materiële vergissingen bij de opmaak van de akte zelf verbeteren. Het gaat om schrijf- of typfouten in namen en voornamen en fouten in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vatstelt.
De familierechtbank is trouwens steeds bevoegd om zich uit te spreken over verbeteringen van de akten van de burgerlijke stand.

Controle

De ambtenaar van de burgerlijke stand blijft verantwoordelijk voor de opmaak van de akte. Het parket kan nu wel een meer gecentraliseerde controle uitoefenen. De mogelijkheid voor de ambtenaar om advies te vragen aan het parket bij ernstige twijfel omtrent de opmaak van een akte wordt in de wetgeving duidelijk voorzien.

Doorsturen van gegevens

Door de oprichting van de DABS kunnen gegevens makkelijker doorgestuurd worden. Grifiers, maar bv. ook ambtenaren van de Dienst naamsveranderingen of de Dienst Internationale Adoptie, kunnen rechterlijke beslissingen of besluiten via de DABS doorsturen. Brieven zijn niet meer nodig. Vanuit die doorgestuurde beslissing kan de ambtenaar van de burgerlijke stand dan een akte van de burgerlijke stand opmaken of zal de DABS een melding opmaken en die verbinden met de betrokken akte. Dit zorgt voor een grotere efficiëntie en een kostenbesparing.

Centrale autoriteit Burgerlijke Stand

Tot slot stippen we ook nog even aan dat er een 'Centrale autoriteit Burgerlijke Stand' wordt opgericht bij de FOD Justitie. Die adviseert de ambtenaren van de burgerlijke stand over de voorwaarden die vervuld moeten zijn om een buitenlandse akte of rechterlijke beslissing van de burgerlijke stand te erkennen.

Wetteksten

Al die nieuwigheden worden ingevoerd in de volledig herwerkte Titel II van Boek I van het Burgerlijk Wetboek. Dit titel krijg een nieuwe indeling, waardoor de zaken leesbaarder en bruikbaarder worden. De verschillende akten van de burgerlijke stand worden bv. ondergebracht in afzonderlijke afdelingen, met daarin - waar mogelijk - eerst de procedure en daarna de gegevens die op de akten moeten staan. Die gegevens worden trouwens beperkt tot de echt essentiële gegevens.

Waar nodig, worden ook andere artikelen van het Burgerlijk Wetboek aangepast. Ook bepalingen van onder meer het Gerechtelijk Wetboek, het Strafwetboek, het Wetboek van Strafvordering en het Wetboek van de Belgische Nationaliteit worden aangepast aan de invoering van de DABS.

Inwerkingtreding

De hervorming van de burgerlijke stand treedt in werking op 1 januari 2019. Er zijn ook enkele overgangsregels, onder meer over de opname van oude papieren akten in de DABS.

Bron: Wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, BS 2 juli 2018 (art. 2-118 DB burgerlijk recht)

Zie ook:
Burgerlijk Wetboek
Gerechtelijk Wetboek
Sv. (art. 106)
Wetboek Internationaal Privaatrecht (art. 31)
Vreemdelingenwet (art. 79quater)
Consulair Wetboek (art. 7, 10, 15 en 17)
Wetboek van de Belgische nationaliteit
Sw. (art. 263, 264, 361, 362, 391octies)